Facturas de proveedor
Antes de pagar una factura, cruzada con sus albaranes.
La factura llega al correo, el sistema la lee línea a línea y la compara con los albaranes de esa obra y ese proveedor. Lo que cuadra se marca conforme. Lo que no, te llega como aviso antes del pago.
El problema
Cuadrar una factura a mano es buscar albaranes uno a uno.
A final de mes llega la factura del proveedor con decenas de albaranes. Administración los busca en carpetas, en el correo y en fotos de WhatsApp, y compara cantidades línea a línea.
Cuando falta uno o las cantidades no coinciden, hay dos opciones y ninguna es buena: pagar igual para no retrasar el pago o parar todo hasta aclararlo. Y las diferencias pequeñas —dos metros cúbicos aquí, un porte allá— se pagan mes tras mes sin que nadie las vea.
Así funciona
La factura entra. Sale comprobada.
Lo que llega
Lo que queda hecho
| Factura | F-2031 |
| Albaranes cruzados | 4471 · 4480 · 4502 |
| Diferencia | Línea 3: +2 m³ facturados |
Datos de ejemplo.
Qué se comprueba
Lo que revisaría una persona con tiempo. En cada factura.
- Que el albarán existeCada albarán que aparece en la factura está registrado y firmado en obra.
- CantidadesLo facturado coincide con lo que se recibió de verdad.
- PreciosEl precio unitario coincide con el pedido o la tarifa pactada, si la tenemos.
- ObraCada línea está imputada a la obra correcta.
- DuplicadosNi facturas repetidas ni albaranes facturados dos veces.
- Resumen para pagarQué está conforme, qué no y por qué, en un solo aviso.
El sistema no paga. Decide una persona.
El sistema prepara la comprobación y avisa de las diferencias. La decisión de pagar, reclamar o esperar sigue siendo de administración o tuya. Nada se paga solo.
Por dónde empezar
Funciona mejor si los albaranes ya se registran solos.
Para cruzar una factura hacen falta los albaranes registrados. Si hoy están en papel o en fotos sueltas, lo normal es empezar por la automatización de albaranes y añadir el cruce de facturas encima.
Si ya los tenéis en un programa o en un Excel, se puede empezar directamente por las facturas.
Preguntas
Lo que suelen preguntarnos.
¿Qué pasa con las facturas escaneadas en PDF?
Se leen igual que las digitales, siempre que el escaneo sea legible. Si una línea no se lee con seguridad, se marca para revisión.
¿Se conecta con nuestra contabilidad?
Si tu programa permite importar datos o tiene conexión, sí. Si no, se trabaja con exportaciones. Lo vemos en el diagnóstico antes de comprometer nada.
¿Y si el proveedor no pone los números de albarán en la factura?
Se cruza por obra, fecha, material y cantidad. Es menos directo, pero funciona, y cualquier duda se marca para revisión.
¿Sirve para todos los proveedores?
Sí. Se puede empezar por los que más facturan o los que más diferencias dan, y ampliar después.
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