Automatización de albaranes
El albarán de obra, registrado sin que nadie lo teclee.
El encargado hace la foto y la manda por WhatsApp, como ya hace hoy. El sistema lee el albarán, lo registra en tu programa o tu Excel, lo archiva con la foto y lo deja listo para cruzarlo con la factura.
El problema
Un albarán perdido es una factura que pagas a ciegas.
El albarán se firma en obra y se queda en la caseta, en la furgoneta o en el bolsillo del chaleco. Llega a la oficina cuando alguien se acuerda, o el viernes, o en una foto torcida que hay que buscar entre cien mensajes.
Después llega la factura del mes con decenas de albaranes, y cuadrarlos uno a uno son horas. Si falta uno, o se paga sin comprobar para no retrasar el pago, o se para todo hasta encontrarlo.
Y mientras tanto, el coste real de cada obra va un mes por detrás: cuando ves la desviación, ya no la puedes corregir.
Así funciona
De la foto al registro, sin pasar por un teclado.
Lo que llega
Lo que queda hecho
| Proveedor | Hormigones del Centro |
| Obra | Calle Alcalá, 212 |
| Concepto | HA-25 · 12 m³ |
| Nº albarán | 4471 |
| Fecha | Hoy · 08:02 |
Datos de ejemplo. El registro se hace en tu programa de gestión, tu Excel o donde lo llevéis hoy.
Qué se registra
Lo que el sistema saca de cada albarán.
- ProveedorNombre y CIF, aunque cada proveedor use un formato distinto.
- Número y fechaPara localizarlo en segundos y cruzarlo después con la factura.
- ObraDirección de entrega u obra asignada, para imputar el coste donde toca.
- Material y cantidadesCada línea: concepto, unidades y cantidad recibida.
- RecepciónQuién lo firmó y cualquier observación escrita en el papel.
- La foto originalArchivada junto al registro, por obra y por proveedor.
Si no se lee con seguridad, se pregunta.
Un albarán escrito a boli con mala letra, o una foto sin luz, no siempre se lee bien. El sistema no adivina: lo que no puede leer con seguridad lo marca para revisión y se lo pregunta al encargado o a administración. Preferimos una pregunta de más a un dato mal metido.
Y después
Con los albaranes registrados, la factura se comprueba sola.
Cuando todos los albaranes están registrados el mismo día que llegan, cuadrar la factura del proveedor deja de ser buscar papeles. Cada línea facturada se compara con lo que se recibió de verdad. Te lo contamos en cruce de facturas con albaranes.
Y el coste de cada obra deja de ir un mes por detrás: sabes lo que ha entrado en cada una esa misma semana.
Preguntas
Lo que suelen preguntarnos.
¿El encargado tiene que instalar algo?
No. Sigue mandando la foto por WhatsApp, como ya hace. Si algún proveedor envía el albarán por correo, también entra por ahí.
¿Funciona con albaranes de proveedores distintos?
Sí. No necesita una plantilla por proveedor. Los formatos más raros se revisan durante la puesta en marcha para que se lean bien desde el principio.
¿Dónde se guardan los albaranes?
Donde los necesites: en tu programa de gestión, en un Excel o en una carpeta compartida, ordenados por obra y por proveedor, siempre con la foto original.
¿Qué pasa con los albaranes que ya tenemos en papel?
Se pueden fotografiar y pasar por el mismo sistema. Lo normal es empezar por los nuevos y decidir en el diagnóstico si merece la pena recuperar los antiguos.
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